PDCA là nền tảng của cải tiến liên tục, tương tự như việc một người thợ xây dựng cần một nền móng vững chắc cho ngôi nhà của mình. Phương pháp tiếp cận có cấu trúc này để giải quyết thách thức và xây dựng thành công được phổ biến bởi W. Edwards Deming, dựa trên công trình trước đó của Walter A. Shewhart trong Quản lý Chất lượng.
Cách hoạt động:
Lập kế hoạch (Plan): Xác định mục tiêu và chiến lược. Thu hút sự tham gia của các thành viên trong nhóm bằng cách hỏi: “Cách tiếp cận tốt nhất để đạt được mục tiêu của chúng ta là gì?”
Thực hiện (Do): Triển khai kế hoạch. Sử dụng các câu hỏi huấn luyện như: “Bạn cần hỗ trợ gì để thực hiện điều này?” để thúc đẩy tinh thần trách nhiệm.
Kiểm tra (Check): Xem xét kết quả so với kế hoạch. Hướng dẫn sự phản ánh với các câu hỏi như: “Điều gì đã hoạt động tốt? Điều gì có thể làm tốt hơn?”
Hành động (Act): Áp dụng các bài học vào các chu kỳ trong tương lai. Khuyến khích nhóm xem giai đoạn này như một cơ hội để phát triển.
Bạn có thể tích hợp PDCA vào nhịp điệu làm việc của nhóm. Các chu kỳ thường xuyên giúp hình thành tư duy cải tiến liên tục và khả năng phục hồi.
Phản hồi là xi măng hỗ trợ toàn bộ cấu trúc của nhóm. Được phát triển bởi Trung tâm Lãnh đạo Sáng tạo (CCL), công cụ SBI™ – Tình huống (Situation), Hành vi (Behaviour), Tác động (Impact) – cung cấp một cách rõ ràng và đơn giản để đưa ra phản hồi hiệu quả.
Cách hoạt động:
Tình huống (Situation): Mô tả bối cảnh cụ thể. Ví dụ: “Trong cuộc họp nhóm ngày hôm qua…”
Hành vi (Behaviour): Nêu rõ hành động quan sát được. Ví dụ: “…bạn đã ngắt lời Sarah khi cô ấy đang trình bày.”
Tác động (Impact): Giải thích tác động của hành vi. Ví dụ: “…điều này khiến cô ấy khó chia sẻ đầy đủ ý tưởng của mình.”
Điểm mạnh của SBI là tạo ra phản hồi cụ thể, có thể hành động và tập trung vào hành vi thay vì cá nhân. Nói cách khác, bạn đảm bảo tập trung vào vấn đề, không phải con người.
KPIs (Chỉ số Hiệu suất Chính) và OKRs (Mục tiêu và Kết quả Chính) giống như bản thiết kế cho một ngôi nhà, đảm bảo mọi người biết họ đang xây dựng gì và tiến độ sẽ được đo lường như thế nào.
Trong khi KPIs đã được sử dụng rộng rãi trong quản lý kinh doanh trong nhiều thập kỷ, OKRs được giới thiệu bởi Andy Grove tại Intel và sau đó được John Doerr phổ biến, người đã giúp đưa chúng vào quản lý hiệu suất hiện đại.
Cách hoạt động:
KPIs: Đo lường hiệu suất liên tục. Ví dụ: “Đạt tỷ lệ hài lòng của khách hàng 95%.”
OKRs: Xác định các mục tiêu cụ thể với kết quả có thể đo lường. Ví dụ:
Mục tiêu: “Mở rộng thị phần trong quý 1.”
Kết quả chính: “Tăng 20% số lượng khách hàng mới.”
Cân bằng giữa tham vọng và khả năng đạt được trong KPIs và OKRs. Sử dụng huấn luyện để đảm bảo sự liên kết giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu của nhóm.
Ủy quyền là mái nhà kết nối mọi thứ lại với nhau. Mô hình SMART (Cụ thể - Specific, Đo lường được - Measurable, Có thể đạt được - Achievable, Thực tế - Realistic, Thời hạn - Time-bound) giúp đảm bảo các nhiệm vụ được giao một cách rõ ràng và hiệu quả.
Cách hoạt động:
Cụ thể (Specific): Xác định rõ ràng nhiệm vụ hoặc mục tiêu.
Đo lường được (Measurable): Đảm bảo có thể đánh giá tiến độ và kết quả.
Có thể đạt được (Achievable): Mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được.
Thực tế (Realistic): Đảm bảo mục tiêu phù hợp với nguồn lực và hoàn cảnh hiện tại.
Thời hạn (Time-bound): Đặt thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ.
Sử dụng mô hình SMART để giao nhiệm vụ một cách rõ ràng, giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng và tăng cường trách nhiệm.
"Bạn đang là Lãnh đạo doanh nghiệp, CEO, Giám đốc nhân sự, Trưởng phòng nhân sự, Người phụ trách đào tạo & phát triển. Bạn đang cần tìm đối tác để xây dựng chương trình đào tạo phát triển năng lực đội ngũ. Bộ chương trình huấn luyện, đào tạo của Học viện doanh nhân BSC được đội ngũ Cố vấn cấp cao, đội ngũ chuyên gia, đội ngũ giảng viên là cấp lãnh đạo, quản lý tại các tập đoàn, tổng công ty hàng đầu tại Việt Nam. Bộ chương trình được thiết kế thực tiễn, linh hoạt, đặc biệt phù hợp với đặc thù ngành nghề kinh doanh của bạn
Hotline: 0931.24.26.26 - 0886.489.888
Email: daotao@bscedu.vn
► Tham khảo bộ chương trình đào tạo của Học viện BSC: http://bscedu.vn/inhouse-training
